Selbst ausstatten vs. onyo – wie viel Aufwand willst du dir wirklich leisten?
Stühle bestellen, Lieferadressen sammeln, Inventarlisten pflegen, beim Offboarding diskutieren – Eigenregie ist machbar, aber teuer in Zeit, Steuerrisiko und Nerven. Der Vergleich.
HR oder Office Management beschafft, verwaltet und holt die Ausstattung im Homeoffice eigenständig.
End-to-End Plattform: Beschaffung, Logistik, Inventar, Offboarding & Compliance aus einer Hand.
Selbst-Ausstattung ist nicht günstiger – sie ist nur unsichtbarer.
Eigenregie kostet vor allem Zeit: Beschaffung, Inventarisierung, Lieferkoordination, Reklamation. Der eigentliche Knackpunkt kommt beim Offboarding – Schenkung an den Mitarbeitenden ist ein lohnsteuerrelevantes Ereignis, ein Verkauf erzeugt manuelle Arbeit und das Risiko, dass das Finanzamt eine verdeckte Schenkung unterstellt. onyo löst beides als neutraler Dritter: Auskauf zum fairen Marktpreis oder kostenlose Abholung – ohne Aufwand, ohne Steuerrisiko.
Was Selbst-Ausstattung wirklich kostet
Beispielwerte pro Mitarbeitenden über 3 Jahre. Prozessaufwände sind konservativ geschätzt.
| Selbst-Ausstattung | onyo | |
|---|---|---|
| Beschaffung & Lieferkoordination | 2–4 h pro Mitarbeitenden – HR/Office | Mitarbeitender bestellt selbst über Portal |
| Inventarisierung & Dokumentation | Excel-Listen, Eigenleistung, fehleranfällig | Automatisch in der Plattform |
| Reklamation & Service | Tickets bei mehreren Lieferanten | Ein Ansprechpartner – onyo |
| Offboarding-Prozess | Manuell, je Fall individuell, juristisch heikel | Standardisiert: Auskauf oder Abholung |
| Steuerrisiko bei Schenkung | Lohnsteuerpflichtig – muss versteuert werden | Kein Risiko – onyo verkauft als Dritter |
| Skalierbarkeit | Mit jedem Mitarbeitenden steigt der Aufwand linear | Skaliert ohne zusätzlichen HR-Aufwand |
Selbst-Ausstattung
- Maximale Kontrolle über Lieferanten und Modelle
- Eventuell günstigere Einkaufskonditionen bei Großabnahmen
- Hohe manuelle Aufwände bei Onboarding & Offboarding
- Mehrere Lieferanten, mehrere Rechnungen, mehrere Service-Kontakte
- Keine zentrale Inventarübersicht – Excel statt Plattform
- Offboarding ist juristisch & steuerlich heikel:
- → Schenkung an Mitarbeitende ist ein lohnsteuerrelevantes Ereignis
- → Verkauf an Mitarbeitende erzeugt manuellen Aufwand und Prüfrisiko (verdeckte Schenkung)
- Compliance & Arbeitsschutz im Homeoffice meist ungeklärt
onyo
- Ein Anbieter, ein Vertrag, eine monatliche Rechnung
- Mitarbeitende konfigurieren ihr Setup selbst – HR ist raus
- Lieferung, Aufbau, Service & Rückholung inklusive
- Klares Offboarding: onyo fragt den Mitarbeitenden, ob er auskaufen möchte
- Bei Auskauf: onyo verkauft als neutraler Dritter zum Marktpreis – kein Schenkungs-Risiko
- Bei Rückgabe: kostenfreie Abholung, Aufbereitung, Wiederverwendung
- Compliance, Arbeitsschutz und Inventar in einer Plattform
- Skaliert ohne zusätzlichen HR-Aufwand vom 10. bis zum 10.000. Mitarbeitenden
- Kuratiertes Sortiment statt komplett freier Lieferantenwahl
Der unterschätzte Killer: das Offboarding
Beim Onboarding wird oft euphorisch angeschafft. Die wirkliche Komplexität entsteht aber, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt – und plötzlich die Frage im Raum steht: Was passiert mit dem Stuhl, dem Schreibtisch, dem Monitor?
Variante A – Schenkung: Wer den Mitarbeitenden die Ausstattung schenkt, löst ein lohnsteuerrelevantes Ereignis aus. Der gemeine Wert der Ausstattung ist als geldwerter Vorteil zu versteuern – inklusive Sozialabgaben. Was als Geste gemeint war, wird zur Lohnabrechnungs-Aufgabe.
Variante B – Verkauf: Der Mitarbeitende kauft die Ausstattung zu einem Restwert. Das ist sauber – aber manuelle Arbeit (Bewertung, Vertrag, Zahlungsabwicklung). Wenn der Restwert zu niedrig angesetzt wird, prüft das Finanzamt, ob eine verdeckte Schenkung vorliegt. Auch hier: Steuerrisiko und Aufwand.
Variante C – Rückholung: Theoretisch ideal, in der Praxis aufwendig. Wer holt ab? Wer prüft den Zustand? Wo wird gelagert? Wer reinigt und vermittelt weiter?
Wie onyo das Offboarding löst
Wenn ein Mitarbeitender geht, fragt onyo direkt beim Mitarbeitenden nach – ohne Umweg über HR. Zwei Wege stehen offen:
1. Auskauf: Der Mitarbeitende kauft die Ausstattung über onyo zum fairen Marktpreis. Da onyo eine neutrale dritte Partei ist und nicht der Arbeitgeber, entsteht kein Schenkungsverhältnis – damit auch kein Lohnsteuer-Thema und kein Prüfrisiko durch das Finanzamt.
2. Abholung: Will der Mitarbeitende die Ausstattung nicht behalten, holt onyo sie kostenfrei ab, prüft den Zustand und führt sie der Wiederverwendung zu.
In beiden Fällen: kein Mehraufwand für HR, keine Diskussionen, keine Tabellen.
Wann Eigenregie trotzdem Sinn ergeben kann
Bei sehr kleinen Teams (< 10 Mitarbeitende) und stabilem, kaum wachsendem Personalstamm kann Selbst-Ausstattung pragmatisch sein. Der Aufwand wird nebenbei erledigt, das Steuerrisiko bleibt überschaubar.
Sobald ein Unternehmen wächst, hybride Arbeit standardisieren will oder Hiring/Offboarding zum Regelprozess wird, kippt die Rechnung schnell in Richtung Plattform. Die unsichtbaren Kosten – HR-Stunden, Service-Tickets, Steuerklärungen – machen den Unterschied.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn wir die Ausstattung an Mitarbeitende verschenken?
Eine Schenkung ist ein lohnsteuerrelevantes Ereignis. Der gemeine Wert der Ausstattung ist als geldwerter Vorteil zu versteuern, inklusive Sozialabgaben. Was als nette Geste gedacht ist, wird buchhalterisch zur Lohnabrechnungs-Aufgabe.
Können wir die Ausstattung nicht einfach an Mitarbeitende verkaufen?
Doch – aber: Der Restwert muss marktgerecht angesetzt werden, sonst prüft das Finanzamt auf verdeckte Schenkung. Bewertung, Vertrag und Zahlung sind manuelle Arbeit. onyo löst das, indem es als neutraler Dritter zum Marktpreis verkauft – ohne Steuerrisiko für den Arbeitgeber.
Wie funktioniert das Offboarding bei onyo konkret?
onyo kontaktiert den Mitarbeitenden direkt. Will er die Ausstattung behalten, kauft er sie zum fairen Marktpreis bei onyo. Will er nicht, holt onyo die Ausstattung kostenfrei ab. Dein HR-Team ist nicht im Prozess.
Lohnt sich Selbst-Ausstattung bei kleinen Teams?
Bei < 10 Mitarbeitenden und stabiler Belegschaft kann Eigenregie funktionieren. Sobald regelmäßig eingestellt oder offboardet wird, gewinnt die Plattform-Lösung deutlich – durch geringere HR-Stunden und Steuerrisiken.
Was kostet onyo im Vergleich zur Eigenbeschaffung?
onyo liegt im Schnitt bei ~25 €/Monat pro Mitarbeitenden – inklusive Lieferung, Aufbau, Service, Compliance und Rückholung. Eigenbeschaffung wirkt günstiger, übersieht aber HR-Aufwand und Offboarding-Risiken.
Bereit für die Zukunft der Arbeit?
Lassen Sie uns in 30 Minuten zeigen, wie onyo Ihr Unternehmen entlastet.