Was muss der Arbeitgeber im Homeoffice bereitstellen?

Verpflichtend ist alles, was Mitarbeitende für die Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Aufgaben benötigen: in der Regel Laptop bzw. PC, ggf. Monitor, Tastatur, Maus, Headset und Software. Sobald es sich um einen festen Telearbeitsplatz nach §2 Abs. 7 ArbStättV handelt, muss zusätzlich ergonomisches Mobiliar (Stuhl, Tisch, Bildschirm gemäß Bildschirmarbeitsverordnung) bereitgestellt werden. Bei mobiler Arbeit ist die Pflicht enger, in der Praxis erwarten Beschäftigte aber zunehmend einen vollwertigen Heimarbeitsplatz.

Muss der Arbeitgeber einen Bürostuhl im Homeoffice bezahlen?

Beim klassischen Telearbeitsplatz: ja. Beim mobilen Arbeiten gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, allerdings ergibt sich aus der Fürsorgepflicht (§618 BGB) und dem Arbeitsschutzgesetz, dass dauerhaftes Arbeiten am Küchentisch keine zumutbare Lösung ist. In der Praxis stellen die meisten Arbeitgeber einen ergonomischen Stuhl bereit – entweder als Sachleistung über einen Anbieter wie onyo oder über ein Budget zur Selbstbeschaffung.

Wie hoch ist die Homeoffice-Pauschale 2026?

Die Homeoffice-Pauschale beträgt aktuell 6 € pro Tag, maximal 1.260 € im Jahr (210 Tage). Sie ist eine steuerliche Entlastung für Arbeitnehmende und ersetzt nicht die Pflicht des Arbeitgebers zur Bereitstellung der Arbeitsmittel.

Ist Homeoffice-Ausstattung steuerfrei?

Wenn der Arbeitgeber die Ausstattung als Sachleistung bereitstellt und Eigentümer bleibt, ist sie für Mitarbeitende steuer- und sozialversicherungsfrei – auch bei privater Mitnutzung, solange die berufliche Nutzung überwiegt (§3 Nr. 45 EStG). Reine Geldzuschüsse hingegen sind steuerpflichtig.

Was ist der Unterschied zwischen Telearbeitsplatz und mobilem Arbeiten?

Ein Telearbeitsplatz nach ArbStättV ist ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Mitarbeitenden, mit Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung und ergonomischer Ausstattung. Mobiles Arbeiten ist ortsunabhängig und nicht fest gebunden – die Pflichten sind hier formal geringer, ersetzen aber nicht die allgemeine Fürsorgepflicht.

Was passiert mit der Ausstattung bei Kündigung?

Bleibt der Arbeitgeber Eigentümer (Sachleistung), wird die Ausstattung am Ende des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben. Bei einem Service wie onyo übernimmt der Anbieter Logistik, Aufbereitung und Wiedereinsatz – ohne dass HR oder IT sich darum kümmern müssen. Wurde Eigentum übertragen (z. B. über einen Zuschuss), bleibt das Equipment beim Mitarbeitenden – mit entsprechenden steuerlichen Folgen.

Welche Mindestausstattung braucht ein Heimarbeitsplatz?

Empfohlen ist: höhenverstellbarer Schreibtisch, ergonomischer Bürostuhl, externer Monitor (mind. 24″), separate Tastatur und Maus, Headset, ausreichende Beleuchtung (300–500 Lux am Arbeitsplatz) sowie eine stabile Internetverbindung. Für längere Bildschirmarbeit: zwei Monitore und eine Tageslichtleuchte.

Wer haftet für Schäden an der Homeoffice-Ausstattung?

Bei vom Arbeitgeber gestellter Ausstattung haftet grundsätzlich der Arbeitgeber, sofern keine grobe Fahrlässigkeit der Mitarbeitenden vorliegt. Über onyo ist das Equipment versichert – Diebstahl, Transportschäden und Defekte sind abgedeckt.

Welche Kostenmodelle gibt es für die Homeoffice-Ausstattung?

Drei Modelle haben sich etabliert: 1) Sachleistung über einen Anbieter (z. B. onyo) – steuerfrei, voller Service, monatliches Abo. 2) Pauschalzuschuss (z. B. 50 €/Monat) – einfach, aber steuerpflichtig und ohne Qualitätskontrolle. 3) Eigenausstattung mit Erstattung – aufwendig, schwer steuerfrei darstellbar. Eine Gegenüberstellung findest du in unseren Vergleichsseiten.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten für die Homeoffice-Ausstattung?

Relevant sind v. a. Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) inkl. §2 Abs. 7 (Telearbeitsplatz), Bildschirmarbeitsverordnung (Anhang ArbStättV), DGUV Information 215-410, Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und §618 BGB (Fürsorgepflicht). Bei vorhandenem Betriebsrat ist §87 BetrVG zu beachten.

Homeoffice-Ausstattung: Der Leitfaden für Arbeitgeber 2026

Q: Wer zahlt die Homeoffice-Ausstattung?

Die Homeoffice-Ausstattung zahlt grundsätzlich der Arbeitgeber. Sobald ein Telearbeitsplatz im Sinne der Arbeitsstättenverordnung (§2 Abs. 7 ArbStättV) eingerichtet wird, ist die Bereitstellung von ergonomischem Mobiliar, Monitor, Tastatur und Maus Pflicht. Auch beim mobilen Arbeiten ergibt sich aus der Fürsorgepflicht (§618 BGB) und dem Arbeitsschutzgesetz, dass der Arbeitgeber für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen sorgen muss. Geld- oder Pauschalzuschüsse sind möglich, aber steuerpflichtig – eine Sachleistung über einen Anbieter wie onyo ist nach §3 Nr. 45 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei.

Kurz beantwortet

Wer zahlt die Homeoffice-Ausstattung?

Die Homeoffice-Ausstattung zahlt grundsätzlich der Arbeitgeber. Bei einem Telearbeitsplatz nach §2 Abs. 7 ArbStättV ist die Bereitstellung von ergonomischem Mobiliar, Monitor, Tastatur und Maus gesetzlich Pflicht. Auch beim mobilen Arbeiten gilt die Fürsorgepflicht nach §618 BGB. Sachleistungen über einen Anbieter sind nach §3 Nr. 45 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei – Geldzuschüsse hingegen voll steuerpflichtig.

Details in Abschnitt 1 (Rechtsgrundlagen) und Abschnitt 5 (Kostenmodelle).

Warum dieser Leitfaden?

Hybride Arbeit ist 2026 die Norm – nicht die Ausnahme. Trotzdem stehen HR- und Workplace-Teams immer wieder vor denselben Fragen: Was sind wir gesetzlich verpflichtet bereitzustellen? Wo hört Pflicht auf, wo beginnt Benefit? Wie machen wir das steuerfrei? Und wie skalieren wir das auf hunderte Mitarbeitende ohne HR-Overhead? Dieser Leitfaden beantwortet alle relevanten Fragen kompakt und mit klaren Handlungsempfehlungen.

1. Rechtliche Grundlagen: Was muss der Arbeitgeber bereitstellen?

Die juristische Grundlage für die Homeoffice-Ausstattung ergibt sich aus mehreren Quellen. Wer eine belastbare Strategie aufbauen will, sollte sie kennen:

Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) – allgemeine Pflicht des Arbeitgebers zum Schutz von Sicherheit und Gesundheit (gesetze-im-internet.de).
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) – §2 Abs. 7 definiert den Telearbeitsplatz; sobald ein solcher eingerichtet wird, gelten konkrete Pflichten zu Mobiliar, Bildschirm und Gefährdungsbeurteilung (BAuA).
Bildschirmarbeitsverordnung (Anhang ArbStättV) – Vorgaben zu Monitor, Tastatur, Beleuchtung, Sitzmöbel.
§618 BGB – allgemeine Fürsorgepflicht, gilt auch bei mobilem Arbeiten.
DGUV Information 215-410 – Praxis-Hinweise der Berufsgenossenschaften zur Bildschirmarbeit.
§87 BetrVG – Mitbestimmungspflicht bei Einführung mobiler Arbeit (siehe Warum onyo: Betriebsrat).

Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Telearbeitsplatzund mobilem Arbeiten – sie definiert den Pflichtenumfang.

2. Telearbeitsplatz vs. mobiles Arbeiten

Merkmal	Telearbeitsplatz (§2 Abs. 7 ArbStättV)	Mobiles Arbeiten
Einrichtung	Fest, im Privatbereich des Mitarbeitenden	Ortsunabhängig, ohne feste Einrichtung
Ausstattungspflicht	Volle Pflicht (Stuhl, Tisch, Monitor, Licht)	Nur Arbeitsmittel (i. d. R. Laptop)
Gefährdungsbeurteilung	Pflicht	Allgemein, formal weniger streng
Ergonomie	Verpflichtend nach BildscharbV	Aus Fürsorgepflicht abgeleitet

3. Die 3 Homeoffice-Typen nach DGUV

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unterscheidet drei typische Homeoffice-Szenarien – jedes mit eigenen Mindestmaßen für Arbeitsfläche, Beinraum, Bewegungsradius, Beleuchtung und Sitzmöbel. Für HR ist diese Tabelle der schnellste Realitäts-Check, in welchem Szenario die eigenen Mitarbeitenden arbeiten – und ob die bestehende Ausstattung überhaupt ausreicht.

Szenario	Arbeitsfläche	Beinraum	Bewegungsradius	Beleuchtung	Sitzmöbel
Typ 1 – Eigenes Arbeitszimmer (≈ 50 %)	1.600 × 800 mm	800 mm	1.600 × 1.000 mm	≥ 500 Lux, idealerweise Tageslicht	Ergonomischer Drehstuhl auf Rollen
Typ 2 – Ess- oder Wohnzimmer (≈ 34 %)	1.200 × 800 mm	800 mm	1.200 × 800 mm	≥ 500 Lux	mind. Konferenzstuhl
Typ 3 – Provisorium / Arbeitsnomaden (≈ 10 %)	800 × 600 mm	600 mm	800 × 800 mm	≥ 500 Lux	mind. Konferenzstuhl

Praxis-Konsequenz für HR: Standardpakete scheitern, weil sie nicht zwischen diesen Typen unterscheiden. Wer nach Produktkategorien (Stuhl, Tisch, IT) statt nach Paketen denkt, kann jedem Mitarbeitenden ein Setup ermöglichen, das tatsächlich in den vorhandenen Raum passt. Wie das operativ funktioniert, beschreibt unser Leitfaden Homeoffice einrichten für Mitarbeitende – HR-Leitfaden nach DGUV.

4. Mindestausstattung: Was Mitarbeitende wirklich brauchen

Unabhängig von der Rechtsform: Wer Homeoffice ernst meint, sollte mehr als einen Laptop bereitstellen. Diese Komponenten zählen 2026 zum Standard:

Höhenverstellbarer Schreibtisch (Sitz/Steh) – reduziert Rückenbeschwerden nachweislich.
Ergonomischer Bürostuhl mit Lordosenstütze und 4D-Armlehnen.
Externer Monitor (mind. 24″, idealerweise 27″) – für konzentrierte Bildschirmarbeit zwingend.
Tastatur und Maus – ergonomisch, nicht das Notebook-Trackpad.
Tageslichtleuchte (300–500 Lux am Arbeitsplatz).
Headset für Calls und Konzentration.
Akustik-/Sichtschutz bei Mehrpersonenhaushalten.

Welche konkreten Modelle in unserem Marktplatz verfügbar sind, zeigt unsere Übersicht zur onyo Homeoffice-Ausstattung.

5. Drei Kostenmodelle im Vergleich

Modell A – Sachleistung über einen Anbieter

Der Arbeitgeber stellt die Ausstattung als Sachleistung über einen Anbieter wie onyo bereit. Eigentum bleibt beim Anbieter, Mitarbeitende erhalten ein professionell eingerichtetes Setup.
Vorteile: steuer- und sozialversicherungsfrei (§3 Nr. 45 EStG), kein HR-Overhead, geregelte Rückabwicklung, ergonomisch geprüfte Produkte, Versicherung inklusive.
Nachteile: monatliche Kosten, Vertragsbindung.

Modell B – Geld-/Pauschalzuschuss

Mitarbeitende erhalten einen monatlichen Zuschuss (z. B. 50 €) zur freien Verwendung.
Vorteile: einfache Implementierung.
Nachteile: grundsätzlich steuerpflichtig, keine Qualitätskontrolle, Ergonomie nicht sichergestellt, juristisch unsauber, da die Pflicht zur Bereitstellung formal nicht erfüllt wird.

Modell C – Eigenbeschaffung mit Erstattung

Mitarbeitende kaufen selbst, reichen Belege ein, der Arbeitgeber erstattet.
Vorteile: maximale Wahlfreiheit.
Nachteile: hoher administrativer Aufwand, Steuerthematik komplex, Eigentumsfrage bei Austritt unklar.

Eine ausführliche Gegenüberstellung findest du in unseren Vergleichsseiten: Selbstausstattung vs. onyo, Homeoffice-Pauschale vs. Sachleistung und Büroausstattung-Leasing.

6. Steuerliche Behandlung 2026

Die wichtigsten Eckpunkte:

Sachleistungen (Eigentum bleibt beim Arbeitgeber) sind nach §3 Nr. 45 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei – auch bei privater Mitnutzung.
Homeoffice-Pauschale: 6 € pro Tag, max. 1.260 €/Jahr (Quelle: BMF). Sie ersetzt nicht die Bereitstellungspflicht.
Pauschale Geldzuschüsse sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
50-€-Sachbezugsfreigrenze kann für kleine Komponenten genutzt werden, ist aber für Vollausstattungen nicht ausreichend.

7. Checkliste: Heimarbeitsplatz richtig ausstatten

Status klären: Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten?
Betriebsvereinbarung / Richtlinie aufsetzen (§87 BetrVG beachten).
Budgetrahmen pro Mitarbeitendem definieren.
Kostenmodell wählen (Sachleistung empfohlen).
Anbieter / Marktplatz auswählen, ergonomische Standards festlegen.
Lieferung & Installation am Heimarbeitsplatz organisieren.
Gefährdungsbeurteilung dokumentieren.
Versicherung & Datenschutz klären.
Prozess für Rückabwicklung bei Austritt festlegen.
Nutzungs- und Zufriedenheitsdaten regelmäßig auswerten.

8. Wie onyo das Thema löst

onyo ist auf die Homeoffice-Ausstattung von Mitarbeitenden spezialisiert: über 3.000 ergonomisch geprüfte Produkte, voller Service von der Beratung über Lieferung und Installation bis zur Rückabwicklung – als monatliches Abo, steuerfrei und ohne Vorab-Investition. Mehr dazu auf der Seite zur Ausstattung und unter Warum onyo: Gesundheit.

Wer den Business-Case für sich rechnen will: Eine ergänzende Auswertung der Konstanzer Homeoffice-Studie 2026 zeigt, welcher gesellschaftliche und ökologische Hebel hinter einem gut ausgestatteten Heimarbeitsplatz steht.